Office Report 2025: Ein Drittel der Schreibtische in Wien ist überflüssig

Die Bürowelt verändert sich – und zwar schneller, als viele Organisationen bisher wahrhaben wollten. Der nun veröffentlichte „Office Report 2025“ von teamgnesda – entstanden in Zusammenarbeit mit pro m2 und Vitra – liefert dazu aufschlussreiche Zahlen.

In der bislang umfassendsten Erhebung dieser Art im DACH-Raum wurden die Daten von 201.000 Mitarbeitenden, 156.000 Arbeitsplätzen und über 4,3 Millionen Quadratmetern Bürofläche analysiert. Der Bericht zeigt: Der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen ist keine temporäre Entwicklung, sondern gelebte Realität – mit spürbaren Folgen für Büroflächen und Unternehmenskultur.

So liegt die durchschnittliche Büroanwesenheit aktuell bei nur 52 Prozent, freitags sogar bei lediglich 29 Prozent. Selbst am stärksten frequentierten Tag (Dienstag) kommen maximal 68 Prozent der Mitarbeitenden ins Büro.

Die oft medial zitierte Rückkehrpflicht ins Büro entpuppt sich laut Andreas Gnesda, Gründer von teamgnesda, als Mythos: „Viele Unternehmen wünschen sich die Rückkehr ins Büro, vergessen dabei aber das gemeinsame Warum.“ Die Konsequenz: Rund ein Drittel der bestehenden Schreibtische wird nicht gebraucht – und damit viel Potenzial verschenkt.

Ein weiteres zentrales Ergebnis: Der durchschnittlich gemietete Raum pro Mitarbeiter liegt derzeit bei 19,5 Quadratmeter – ein Anstieg gegenüber 2022 (18,3 Quadratmeter). Laut Bericht könnte dieser Wert mit durchdachten Raumkonzepten problemlos auf 14 Quadratmeter gesenkt werden.

Auf Wien hochgerechnet – dort existieren rund 11 Millionen Quadratmeter Bürofläche – entspräche das einer Reduktion von rund 3,3 Millionen Quadratmeter. Das wäre flächenmäßig mehr als der sechste und siebte Wiener Gemeindebezirk zusammen. Reduktionen dieser Art würden nicht nur Kosten senken, sondern auch Energieverbrauch und Ressourceneinsatz deutlich minimieren.

Energiepolitisch ergibt sich laut Daten des IW Köln: Würde in Deutschland 30 Prozent der Bürofläche eingespart, entspräche das einer Ersparnis von 20 Terawattstunden – in etwa dem jährlichen Output zweier Kernkraftwerke. „In vielen Unternehmen arbeiten heute weniger Menschen als früher – aber die Flächen sind gleich geblieben. Diese Ineffizienz ist teuer und ökologisch problematisch“, sagt Oliver Bertram, Geschäftsführer von teamgnesda.

Erstmals wurde im Rahmen des Reports auch der „New Work Score“ (NWS) eingeführt – ein Index, der misst, wie weit moderne Arbeitsformen tatsächlich in Unternehmen angekommen sind. Er berücksichtigt unter anderem flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Regelungen, Sharing-Konzepte, Flächenverbrauch und das subjektive Erleben der Mitarbeitenden.

Die Ergebnisse zeigen: Organisationen mit hohem NWS sind agiler, produktiver und flächeneffizienter. Sie benötigen im Schnitt nur 12,5 Quadratmeter pro Mitarbeiter, in besonders effizienten Fällen sogar unter 10 Quadratmeter – das sind bis zu 54 Prozent weniger Fläche als Unternehmen mit niedrigem NWS.

Best-Practice-Beispiele zeigen die Umsetzung in der Praxis: Die Wiener ERGO-Versicherung etwa konnte durch ein neues Arbeitsplatzkonzept ihre Flächen konsolidieren, mehrere Teams zusammenführen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.

Der Office Report 2025 zeigt, dass der Wandel zur hybriden Arbeitswelt nur schwerlich aufzuhalten ist – allen Unkenrufen zum Trotz. Die Frage die es zu beantworten gilt, ist, wie Unternehmen diesen Wandel strategisch gestalten.