Der Schreibtisch ist aufgeräumt, die letzte Mail geschrieben. Bevor der wohl verdiente Urlaub angetreten werden kann, steht eigentlich nur noch ein Punkt auf der To-do-Liste: den Abwesenheitsassistenten im Mailprogramm aktivieren. Auch wenn es oft nur zwei, drei Zeilen sind, verraten diese doch viel über den Absender. Die einen setzen auf den Klassiker „Ich bin vom xx. bis xx nicht im Büro.“ Andere vertrauen auf pseudowitzigen Sprüchen wie „Ich bin dann mal weg“.
Wie sieht eine gute Abwesenheitsnotiz aus?
Wer einen guten Eindruck bei Vorgesetzten, Kollegen, Kunden & Co hinterlassen möchte, sollte ein bisschen Zeit in seine Abwesenheitsnotiz investieren. Die Wiener Agentur Wortwelt hat 187 Abwesenheitsnachrichten von 150 Unternehmen in Österreich analysiert. Das Fazit fällt ernüchternd aus: Oft gab es weder eine Begrüßung noch ein Dankeschön, es fehlten Angaben zur Vertretung oder Informationen über die Rückkehr. Standardsätze waren die Regel, witzige Formulierungen die Ausnahme. Knapp 30 Prozent enthielten Rechtschreib- oder Grammatikfehler. „ Abwesenheitsmails werden von den Unternehmen oft als Privatsache gesehen. Standardvorlagen gibt es in der Regel nicht“, sagt Studienautorin Monika Kriwan. Lediglich fünf Unternehmen konnten sie überzeugen. „Im Idealfall zauberst du dem Absender oder der Absenderin ein Lächeln auf die Lippen“, sagt Kriwan.
Als Faustformel gilt: Weniger ist mehr: Anrede oder Dankesworte dürfen durchaus fehlen. Ein Abschiedsgruß muss hingegen sein. Ebenso die Information, wann die angeschriebene Person wieder erreichbar ist und wer sie in der Zwischenzeit vertritt. Laut Kriwan ist es okay, darauf zu verzichten, sich für die Mail zu bedanken. Auch Details zur Abwesenheit kann man sich ersparen. „Urlaub oder Dienstreise ändert schließlich nichts daran, dass man jemanden erreichen wollte und nun nicht kann“, sagt Kriwan.
Die Sprachexpertin empfiehlt Unternehmen, ihren Mitarbeitern mindestens vier bis fünf Vorlagen zur Auswahl zur Verfügung zu stellen. „Nichts ist langweiliger, als immer nur das Gleiche zu lesen“, sagt Kriwan. Auch Rahmenbedingungen müssen festgelegt werden: Wann braucht es überhaupt Abwesenheitsnotizen, ab einem Tag oder erst ab drei?
Kreativität erwünscht
Apropos Kreativität: Wer es sich von vornherein ersparen will, nach dem Urlaub hunderte von Mails beantworten zu müssen, sollte gleich in der Abwesenheitsnotiz Klartext reden: „Ich bin bis xx nicht erreichbar. Die E-Mails werden nicht weitergeleitet und nach meiner Rückkehr auch nicht mehr gelesen. In dringenden Fällen melden Sie sich bitte nach meiner Rückkehr noch einmal bei mir."
Oder: „Ich bin bis xx auf Urlaub. Alle eingehenden Mails werden in dieser Zeit gelöscht.“
Alternative: „Danke, dass Sie mir eine E-Mail geschickt haben. Sie wird gelesen, aber leider nicht beantwortet.“
Kaum vorstellbar, aber auch ich habe mal Urlaub
Wer gar keine Zeit für Formulierungen investieren will, schreibt kurz und bündig: „Nicht da. Von xx. bis xx!“
Direkt, aber wenig charmant ist auch folgende Formulierung: „Kaum vorstellbar, aber auch ich habe mal Urlaub. Die nächsten zwei Wochen interessieren mich Ihre Anliegen kein bisschen. Ab dem xx.xx stehe ich Ihnen wieder zur Verfügung.“
Den ein oder anderen Neider ruft garantiert folgende Abwesenheitsnotiz auf den Plan: „Ich habe Anzug und Krawatte für diese Woche gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Richtig gehört, Strandhemd. Grüße von der Strandbar! Am xxx bin ich zurück.“
Der Jahreszeit entsprechend lässt sich das wie folgt abwandeln: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Jedoch bin ich bis zum xx nicht im Büro und versuche anstatt dessen, ein paar hoffentlich ansehnliche Schwünge in den Tiefschnee zu ziehen. In dringenden Fällen..."
Alternative: „Gerne würde ich jetzt im Büro sitzen und ihre Mail beantworten. Leider bin ich gesetzlich dazu verpflichtet, die nächsten zwei Wochen mit meiner Familie am Strand zu verbringen. Sie erreichen mich wieder am ...“
Wer gewillt ist, sich auch im Urlaub mit Jobangelegenheiten zu beschäftigen, schreibt: „Ich bin vom xx. bis xx im Urlaub und lese meine E-Mails nur gelegentlich. In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer XXX.“
Wer den Absender zum Nachdenken bringen will, ob seine Nachricht wichtig oder dringend ist, der schreibt am besten: „Ich bin am xx wieder im Büro und werde mich dann gerne bei Ihnen melden. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an...“
Oder: „Wenn Ihre Mail von hoher Wichtigkeit ist, leiten Sie sie bitte weiter an....“
