Mit der Planung und Durchführung des Events, bei dem unter anderem zum "Gipfelpicknick" geladen wurde, wurde laut Anfragebeantwortung eine Agenturgemeinschaft beauftragt. Dieser gehörte ursprünglich auch Gregor Schütze, früher Sprecher von Finanzministerin Maria Fekter (ÖVP) und nun von der ÖVP entsandter Stiftungsrat im ORF, an. Er schied später aus der Bietergemeinschaft aus, heißt es darin weiter.
Die Bewertung der Angebote erfolgte nach dem Bestbieterprinzip, wobei die Gesamtkosten mit 30 Prozent und die Kreativität der Konzepte mit 70 Prozent gewichtet wurden. Die Gesamtkosten der Veranstaltung sowie Bewerbung dafür beliefen sich laut Berechnung der NEOS auf rund 2,7 Mio. Euro.
NEOS-Europasprecherin Claudia Gamon erklärte dazu in einem Statement gegenüber der APA: "Von der Ankündigung der Regierung zu sparen, merkt man wenig. Das Auftakt-Event war im Vergleich zu anderen Ländern ungewöhnlich groß, das ist keine schöne Optik." Bundeskanzler Sebastian Kurz (ÖVP) missbrauche die EU-Ratspräsidentschaft für seine Marketing-Show, kritisierte Gamon.